辽宁科技学院文件材料立卷归档办法

 

第一章　　总则

第一条 为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现我校档案业务建设的标准化和规范化，提高学校档案干部的政治、业务素质，做好立卷归档工作，保证案卷质量，更好地开发利用档案信息资源，有效地为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，依据《高等学校档案管理办法》（国家档案局令27号）、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际特制定本办法。

第二条 归档的文件材料，文书、教学、出版物档案按年度、实体立卷；科技档案材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷；声像、资料、实物档案材料按载体形式立卷；财会档案按国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的要求立卷；干部人事档案按《辽宁科技学院人事档案管理办法》的要求立卷；学生档案按《辽宁科技学院学生档案管理办法》的要求立卷。

第三条 各部门负责人负责对本单位文件材料立卷工作的监督和领导；校档案馆负责全校立卷归档业务工作的检查和指导。

第二章　　立卷单位与平时立卷的要求

第四条 按照国家有关规定，我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，即文书处理部门立卷制度。各部门文件材料的立卷工作，由本部门的兼职档案员负责；基建档案整理立卷工作由基建处兼职档案员、基建人员和其他技术项目承办人员负责；人事、学生类档案的立卷工作由校档案馆负责。

第五条 各部门要建立健全平时立卷制度，做好平时立卷分类、编目工作，对处理完毕或者领导批存的文件材料，由各部门兼职档案员负责集中统一保管。

第六条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在近期内收集齐全，加以整理，送本部门兼职档案人员归卷。

第七条 在文件收集过程中，如发现用不规范的纸张、圆珠笔、铅笔、彩笔、纯蓝钢笔拟稿、批办的文件，要退回，用蓝黑钢笔、碳素钢笔、或毛笔重新缮写。应归档的保管期限为永久和长期的文件要同时留存电子版。

第三章　　兼职档案员职责

第八条 兼职档案员职责

（一）根据案卷质量标准要求，做好本部门文件材料的收集、积累、立卷、归档工作。

（二）认真执行平时归卷制度，根据本部门业务范围和当年工作任务，编制平时归卷使用的“案卷类目”，将处理完毕的文件材料及时收集归类，核对准确加以系统整理，组成案卷，集中统一保管。

（三）机关各部门、直属单位、教辅单位兼职档案员，要按照立卷归档要求，将整理好的案卷，在每年的六月底以前向校档案馆移交上一年档案，根据工作需要，如有特殊情况，可延至十二月份。

（四）各教学单位的兼职档案员负责组织实施本单位的立卷归档工作，在每年的寒假前完成当年的立卷归档任务，并负责本单位档案的鉴定、统计、保管、销毁、检索工具的编制等工作。

（五）做好不在部门立卷范围内档案（如人事档案、学生档案材料）的收集和登记造册工作，并连同其它归档材料一起按时向校档案馆移交。

（六）做好“九防”工作，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命。

（七）做好档案信息资源的开发和利用工作。

（八）积极参加档案宣传教育和培训活动。

第四章 归档范围及保管期限

第九条 归档范围确定的原则

（一）归档的文件材料必须对学校、学生、教职工和社会当前或长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（二）归档的文件材料必须反映学校各部门职能活动的全过程，保证齐全、完整、准确、系统。

（三）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

第十条 文件材料的保管期限分为永久、长期、短期、30年、10年、5年、3年、1年。

（一）凡是记述和反映学校、学生、教职工主要职能活动和基本历史面貌的、对本校、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。

（二）凡是反映学校一般活动的，在相当长时期内对学校工作有查考利用价值的文件材料，应列为30年或长期保管。

（三）凡是在较短时期内本校需要查考的文件材料，应列为短期、10年、5年、3年、1年保管。

（四）一般基本建设项目及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。

（五）文件材料保管期限的计算：文书、教学、出版物类文件材料应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后（如一个项目分批归档，则从最后一批归档后）的下一年一月一日算起。

第十一条 全校各部门文件材料归档范围及保管期限按照《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》、《辽宁科技学院人事档案材料归档范围及归档要求》及《辽宁科技学院学生档案管理办法》执行。

*以下各章是针对除人事、学生类档案外，其它各类档案立卷、归档工作程序、办法和要求的介绍，人事、学生类档案的立卷、归档工作按《辽宁科技学院人事档案管理办法》及《辽宁科技学院学生档案管理暂行办法》执行。

第五章　　立卷

第十二条 立卷的分工

（一）上级有关部门下达的文、电材料，综合性的由校党政办公室做好立卷归档工作；专业性的或具体业务性的，由承办单位做好立卷归档工作。

（二）以党委、学校名义的发文，由校党政办公室做好立卷归档工作；以部门名义的发文，由各部门做好立卷归档工作。

（三）校内各单位向党委、学校的请示报告及相应的批复、批转的原件、原稿，由报文单位做好立卷归档工作。

（四）职能部门以党委名义和学校名义召开的全校性专门会议，干部会议等所形成的材料，由主办单位做好立卷归档。

（五）两个以上单位共同发的文件，由主办单位立卷归档。

（六）各临时机构，撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作。移交学校档案馆保存，任何人不得私留或做其它处理。

第十三条 立卷的程序

文件材料要按其产生的领域范畴、年度、价值、问题、级别分类立卷。

（一）分领域范畴

根据档案产生的领域范畴，结合其记述的内容性质具体划分类目。

1．由我校档案馆保管的档案具体分为党群、行政、外事、教学、科研、财会、基建、产品、设备、出版物、声像、实物、资料、人事、学生档案等15大类，前13类分别用分类号（一级类目）DQ、XZ、WS、JX、KY、CK、JJ、CP、SB、CB、SX、SW、ZL等表示。

2．由教学单位保管的档案分为党政、学团、教学、业绩、设备、资料档案等6大类，分别用分类号（一级类目）DZ、XT、JX、YJ、SB、ZL表示。

3．每一大类还细分成若干个小类，具体分类号详见《辽宁科技学院归档文件材料分类编号表》。

（二）分年度

将文件按其形成或针对的年度分开，注意文件内容针对的时间。

1．一般的收文和发文，放在文件形成的年度，即文件落款年度。

2．年度计划、总结、报告、预决算、统计报表放在针对的年度。

3．跨年度的计划、规划、预算放在开始的年度。

4．跨年度的总结报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

5．上一年的总结和下一年计划写在一起的，可存放在总结的年度。

6．跨年度的会议文件，有针对年的放在针对年，无针对年的放在开幕的年度。

7．法规性文件放在批准或公开的年度；案件材料放在结案的年度。

8．跨年度的请示与批复，放在批复的年度，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；无批复的重要请示放在请示年度，并在备考表内说明。

9．教学单位归档的学生成绩单及试卷放在学生的入学年度；其他教学类归档材料，能按学年度归档的，归入学年的结束年度。

（三）分问题

将文件按其内容所反映的问题分开，注意处理不宜按问题立卷的文件材料。

1．1个问题、1项工作、1起案件、1次会议形成的文件必须组成1卷或连续几卷。

2．1份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必须放在一起立卷.

3．同一事件、同一问题或反映同性质问题的文、电，应一起立卷。

4．反映2个以上问题相近的文件材料，以其反映的主要问题为准。

5．传真件、复写件必须复印后存档，并将传真件、复写件与复印件一起立卷。复印件在前，传真件、复写件在后。

（四）分价值

按照《辽宁科技学院文件材料归档范围及保管期限表》规定的保管期限，将文件按永久、长期、短期、30年、10年、5年不同的保管期限分别组卷。

（五）分级别

将文件按其来源，分成上级、本级、同级和下级，注意本校文件与上、下级文件之间的联系，对于密不可分的应放在一起立卷。

1．本校的请示与上级的批复，下级的请示与本校的批复，由本校文件承办部门立卷。

2．上级针对本校的指示、通知、通报、批示、任免、命令等，由本校文件承办部门连同执行情况形成的文件材料一起立卷。

3．普发性的文件先按问题分开，再按文件来源(国家、部、省、市)立卷。

第十四条 立卷方式及要求

我校档案的立卷方式有两种：立大卷、立散卷（即一文一卷）。

（一）立大卷（传统的组卷方式）

将经过分类的文件材料，以问题为主，兼顾其他特征，适当分级、区别价值，照顾数量的立卷方法，将文件组成案卷。由我校档案馆保管的教学、科研、财会、基建、产品、设备、出版物、声像类档案采用立大卷的方式。要求：

1．如果一个问题文件太少，可将几个问题相近，保管期限相同的问题合在一起立卷，每卷页数应以50—200 页为宜。

2．如果一次会议文件太少，可把几次会议文件合在一起立卷。

3．统计、名册、报表等按同一种格式、名称或同一地区同一系统的合成一卷或数卷。

4．工作计划、总结，按作者或名称组卷。

5．案件材料可一案一卷或数卷。

6．简报、刊物按名称一期一卷或数期一卷。

7．产品、设备仪器、科研课题、基建项目按其部件，结构、阶段等分别组卷。

8．与产品、设备仪器、科研课题、基建项目关系密切的管理性文件，应列入产品、设备仪器、科研课题、基建项目类中组卷。

9．案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单须随图立卷归档。

（二）立散卷

立散卷，是指一文一卷的立卷方式，一份文件材料即为一卷。由我校档案馆保管的党群、行政、外事、实物、资料类档案及由钻具公司和各教学单位保管的档案采用立散卷的方式。

要求：案卷按价值、问题、时间集中。

第十五条 案卷的排序

（一）同一个领域范畴的档案按一个流水号排序，适当兼顾价值和问题。

（二）同一个领域范畴的案卷先按问题的重要程度排序，保管期限为永久的案卷排在前面，依次是30年（长期）和10年（短期）、5年、3年、1年；并将同一问题的案卷集中排列。

（三）同一问题同一保管期限的案卷再按时间的先后顺序排列。

（四）一个问题排列完后再排另一个问题。

第十六条 卷内文件的排序

立大卷的案卷，卷内文件按照重要程度、文件形成的自然规律，兼顾文件之间的有机联系，进行有秩序地排列。

（一）问题单一，作者单一的文件材料按时间顺序排列。

（二）管理内容的文件材料按问题、重要程度、时间排列；同一问题的文件材料集中排在一起，重要的排在前次要的排在后，相同重要程度的文件材料按时间的先后顺序排列，重要程度的界定可参见《保管期限表》，排列时按永久、30年（长期）、10年（短期）、5年、3年、1年先后排列。

（三）同一卷内有一个问题，几个作者，先按作者再按时间或文件联系排列。

（四）多作者，多问题组成的案卷可以采取先排问题，再按作者排列。

（五）同一个案卷内有几个机关来往文件，先按机关，再按时间顺序排列，同一个具体事情，则按问题联系与时间顺序排列。

（六）密不可分的文件材料排列顺序：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，被转发文件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性、判决性材料在前，依据性材料在后。

（七）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品、基建、设备、出版物档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

（八）卷内文件要求文字材料在前，图表在后。图表按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

第十七条 初查

文件材料分类、组合、排列后，为防止错漏，避免返工浪费，兼职档案员应进行初查，初次立卷的要与校档案馆专职档案人员共同进行。初查的内容：

（一）查分类、年度、问题、保管期限、级别是否划分准确。

（二）查收发文薄、工作记录、核对文件材料是否收集齐全、有无遗漏、重复、空白页、倒页。

（三）查卷内文件质量是否符合归档要求，公文的各项手续是否完备。

（四）查卷内文件排列是否合理，问题是否集中准确。

第十八条 纸质文件的整理

（一）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。

（二）对较大的图表，要适当地折叠，图表的折叠，要求折成手风琴式，尺寸一般以A4大小为准，图名图签折在外面。

（三）拆除文件材料上的金属物。

第十九条 编页号

成卷装订的案卷（立大卷的案卷），卷内文件排列定位后，应按排列顺序用号码机依次编页号，每一整卷一个流水号，以固定文件在卷内的位置；立散卷的案卷要逐件单独编页号，即每份文件一个流水号。要求：

（一）装订的案卷无论单面或双面，只要带有有效文字的文件材料及图表均应依次在非装订线一侧下角或上角编页号。

（二）立散卷的文件也要逐件（卷）编页号，一般以每份文件单独计算为一件（卷）；请示与批复、来文与复文一般应分别计算件（卷）数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件（卷）数；正件与附件，按一件（卷）计算；总页数标注在案卷软皮上。

（三）一张纸上贴若干个小材料（如：存根），只打一个页号。

（四）书册能利用原页号的可不再打号。

第二十条 拟写案卷标题

（一）立大卷的档案，案卷标题的拟写

1．要求结构完整，政治观点正确，符合有关方针政策；文字简明确切，语言通顺。一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），必要时还应加上地区、时间、通讯者。

2．各部分之间的顺序是：（地区）责任者—（时间）—（地区、人物）—内容—名称，例：辽宁科技学院管理学院2007年工作总结及2008年工作计划。

3．拟写案卷标题各部分的方法

（1）标明形成文件的全宗名称。全宗名称和立档单位的名称相同。填写全宗名称必须用全称或通用简称。例：“辽宁科技学院管理学院”。如有多个全宗名称时，可适当加以概括，如“XX、XX等单位”。如属于个人，还要标明所在单位和职务。

（2）标明文件内容（问题）。卷内文件反映出的问题是案卷标题的主体，要在熟悉卷内文件的基础上，给予准确的概括，不能只概括一部分文件内容。对问题的概括不要过于笼统，要注意文字的简练。

（3）标明文件的名称。即卷内文件种类名称，在文件标题后边。文件名称可以反映出文件的性质和保存价值，可全部标出来，如果太多，也可按其重要程度标出两三个，例：纪要、记录、决议、报告、决定、通知等。在案卷标题和名称部分也可以用专门术语加以概括。如：案卷、材料、来往文书等。

（4）标明文件针对的时间。对计划、总结、预算和统计报表等针对时间明显的案卷，需要标明所针对的时间，要求用词标准，不随意简化。例：一九九七年XX方面工作计划，不能写成九七年XX方面工作计划。

（5）标明文件通讯者。一般有两种方法：一是按通讯者特征组成的案卷，先标明通讯者双方，后标明问题的名称。如：本校与XX学校的来往文书。二是按问题特征组成的案卷，可写成：本校关于XX问题与XX、XX等机关的来往文书。

（6）标明文件涉及的地区。涉及两三个地区的可以一一列出，涉及同一个较大地区内的若干个较小地区的，可以只标明较大地区。对于涉及地区较多又不便概括的，可列举一、二个后加“等”字省略。

（二）立散卷的案卷，案卷标题的拟写

立散卷的案卷，案卷标题即为该文件材料的题名，照实抄录即可。文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。

第二十一条 案卷档号的编制及归档章的填写

（一）案卷档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。案卷档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门（同一全宗）内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（二）案卷档号是存取档案的代号，排架的依据，反映高等学校档案的分类体系和物理位置。

（三）案卷档号的结构为：案卷档号=年度+分类编号（目录号）+案卷号

1．年度为归档年度，是自然年度。

2．分类编号（目录号）由具体到各个小类的分类号+部门编码或专业编码或教研室编码构成。

3．案卷号指案卷的流水号。

例1: 2010年管理系形成的档案学专业学科、专业建设档案第6卷的案卷档号为：2010-JX126111-6，JX12是学科、专业建设类档案的分类号，6111是档案学专业的专业编码。

例2：2010年我校形成的重要的、典型的由教务处负责归档的学科、专业、实验室建设档案第1卷的档号为：2010-JX1235-1，JX12是学科、专业、实验室建设类档案的分类号，35是教务处的部门编码。

（四）在档案管理系统中，案卷档号是在归档年度、目录号、案卷号三个著录项著录完成后由系统自动生成，并体现在各种报表中。

（五）立散卷的文件应逐件（卷）加盖归档章，同时逐项填写归档章上的内容；归档章的位置在每件文件首页的右上角。其样式及填写内容如下：

归档年度	分类编号	案卷号
全宗号	页数	保管期限

例：

2010	DQ1120	2
LKY	9	永久

 

第二十二条 著录

（一）案卷著录

指立大卷的档案借助档案管理系统，按案卷著录项进行的案卷标识。

各著录项的说明：

1．全宗号：有四个，分别是LKY、GZZ、SZ、SF。其中LKY全宗分1990年以后，不包括1990年和1990年以前，包括1990年两个时间段。

2．归档年度：一般是文件形成的年度，个别的是文件针对的年度。

3．目录号：即分类编码，如：JX126111。

4．案卷号：案卷的流水号。

5．保管期限：对档案划定的留存年限，分永久、长期、30年、短期、10年几种。具体参照《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》进行选择。

6．案卷题名：即案卷标题。

7．主题词：能反映案卷主题内容的词语。

8．文件起始时间：该卷文件中成文时间最早的那份文件的成文日期。

9．文件终止时间：该卷文件中成文时间最晚的那份文件的成文日期。

10．总页数：案卷的总页数。

11．总件数：案卷所包含文件的总数。

12．密级：案卷中若有带密级的文件，按相关文件的密级填写此项，分绝密、机密、秘密三种。带密级的文件一般在文件上都有标注。（绝密：指国家的核心秘密，一旦被泄露，会使国家的安全和利益遭到严重损害；机密：指国家的重要秘密，一旦被泄露，会使国家的安全和利益遭到较大损害；秘密：指国家的一般秘密，一旦被泄露，会使国家的安全和利益遭到一般损害。）

同一案卷内同时存有密级等级不同的文件，该案卷的密级应选择最高的密级等级。

13．是否学籍类档案：是为了便于集中查询分散归档在不同类目下的学籍类文件材料而设置的著录项。案卷内是否存有学籍类文件材料，具体可参照《辽宁科技学院学籍档案管理办法》中《学籍档案的归档范围及保管期限表》内容选择是或否。

14．归档日期：即立卷日期。

15．检查人：负责此类档案业务指导的专职档案员姓名。

16．接收人：负责管理此类档案的专职档案员姓名。

17．公开控制：是对不带密级的案卷是否可以完全公开的判断，由各部门兼职档案员进行选择。

18．存放位置：案卷库存排架的位置（向校档案馆移交的案卷由档案馆专职档案员著录，不向校档案馆移交的案卷，由本部门兼职档案员负责著录）。

19．参见号：指同一案卷不同载体之间的参见号，也即各载体档案的案卷档号。

20．备注：该案卷内文件有变化时填写的必要说明。

其中密级、主题词、存放位置、参见号、备注几项视情况可填可不填，其他著录项必须填写清楚。

（二）卷内文件著录

立大卷的案卷还要进行卷内文件的著录。即在档案管理系统中，对将组成同一卷的所有文件按待组卷文件的著录项进行的卷内文件标识。

卷内文件著录项的说明：

1．顺序号：按卷内文件排列的先后顺序填写的序号。

2．签发人：签发文件的领导人姓名。

3．密级：指文件本身的密级，分绝密、机密、秘密。

4．文号：文件制发机关的发文字号（例：辽科院发〔2023〕120号）。转发文与被转发文必须按两份文件对待，文号与题名都要填写。

5．责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。凡是校内的红头文件，简称“辽科院”，不是红头文件，填写部门名称，如：“教务处”。

6．题名：即文件标题，一般应照实抄录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。

7．成文日期：文件的形成时间。

8．起始页号：卷内每份文件首页的编号。

9．页数：每份文件的总页数。

10．主题词：指能反映文件主题内容的词语。

11．是否学籍类档案：判断该文件是否属学籍类文件材料，具体可参照《辽宁科技学院学籍档案管理暂行办法》中《学籍档案的归档范围及保管期限表》内容选择是或否。

12．公开控制：是对各部门不带密级的文件材料是否可以完全公开的判断，由各部门兼职档案员掌握，进行选择。

13．存放位置：文件所在案卷库存排架的位置。

14．参见号：指同一文件不同载体之间的参见号，也即各载体的案卷档号。

15．备注：该文件有变化时填写的必要说明。

16．其他著录项参照案卷著录项的说明填写。

其中签发人、密级、文号、主题词、存放位置、参见号、备注几项视情况可填可不填，其他著录项必须填写完整。

没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（三）一文一卷案卷的著录

对立散卷的档案材料，要借助档案管理系统，对每一件（卷）文件按一文一卷的案卷著录项进行著录标识。

1.除资料档案、实物档案外的其他类别一文一卷档案的案卷著录项参照案卷著录项和卷内文件著录项的说明填写。

2.资料档案、实物档案的案卷著录项的说明：

（1）年度：即归档年度，一般是文件形成的年度，个别的是文件针对的年度。

（2）案卷题名：资料或实物的名称。

（3）责任者：形成该资料或实物的单位或对该资料或实物负有责任的署名者。

（4）形成日期：资料或实物的形成时间。

（5）份数：相同资料或实物的总份（件）数。

（6）存放位置：资料或实物库存排架的位置。

（7）备注：该资料或实物有变化时填写的必要说明。

其中存放位置、备注两项视情况可填可不填，其他著录项必须填写清楚。

*学校各门类档案的著录规则，详见《辽宁科技学院电子文件归档与管理暂行办法》文件、《辽宁科技学院档案信息著录要则》。

第二十三条 填写卷内备考表

卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后,由立卷人和负责审核的专职档案员一同填写。

（一）案卷情况说明：填写卷内文件齐全完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由专职档案员填写，并签名、标注时间。

（二）立卷人：完成立卷后，由立卷人签名；

（三）检查人：由负责案卷质量审核的专职档案员签名；

（四）立卷时间：完成立卷的日期，由立卷人填写。

第二十四条 各种报表的输出

（一）利用档案管理系统将生成的各种报表打印输出。包括：卷内目录、盒内目录、卷内备考表（以上三种报表由兼职档案员负责输出）、案卷目录、案卷封面、案卷脊背、全引目录、专题目录等（以上几种报表由专职档案员负责输出）。

（二）不向校档案馆上报移交的档案，各种报表的输出均由该部门兼职档案员负责。

第二十五条 案卷的装订、装盒及封面、背脊的裱糊和标注

（一）案卷的装订是针对立大卷的案卷，将整理好的案卷按照案卷的结构顺序：卷内文件目录、卷内文件正文、备考表进行装订。要求案卷的右边和底边要齐整，无倒页，不漏订，采用三点一线的方法装订。

（二）案卷装盒是针对一文一卷的案卷，按案卷档号的排列顺序装盒，其中每一小卷再分别装入卷内文件软皮中，页数多的小卷用档案专用钢夹固定，同时放入盒内目录和备考表。同一类案卷可装一盒或数盒，但不能跨类装盒。

（三）立大卷的案卷要裱糊案卷封面和背脊；立散卷的案卷背脊要标注盒内案卷的起始档号。

移交到校档案馆的案卷，此项工作由专职档案员负责完成；不移交校档案馆的案卷，此项工作由该部门兼职档案员负责完成。

第六章 案卷质量标准

第二十六条 案卷质量标准

（一）总要求

遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。具体要求：

1.归档文件，齐全完整。

2.分类合理，保持联系。

3.题名确切，便于查找。

4.卷内排列，系统条理。

5.密级设置，准确无误。

6.期限划分，恰当合理。

7.蓝图折叠，符合要求。

8.案卷装订，整齐美观。

9.声像资料，清晰明快。

（二）归档纸质文件的要求

1.纸张规格：按照国务院办公厅《国家行政机关公文格式》标准要求，公文的纸张规格为A4（297mm×210mm）纸型，具体要求按照《国家行政机关公文格式执行》。其他文件材料的用纸规格采用A4纸型，有特殊要求的按有关规定执行。

2.字迹材料：归档的文件材料要采用碳素墨水、蓝黑墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水笔书写。

（三）归档电子文件的要求

详见《辽宁科技学院电子文件归档与管理暂行办法》文件。

第七章 归档

第二十七条 各部门每年的文书、声像类档案连同相应的电子文件、实物类档案应于每年6月底前移交到校档案馆。科技档案按工程项目，新产品、课题可分阶段或全部竣工验收后连同档案案卷归档目录一起归档。档案移交时，交接双方当面点清，并填写移交目录，一式两份。

第二十八条 钻具公司及各教学单位档案资料室每年的立卷归档任务应于每年寒假前结束。课题可以分阶段归档。

第二十九条 各部门向校档案馆移交的档案，要在档案管理系统中进行在线上报，经过档案馆专职档案员审核合格后再移交归档。

第八章 附则

第三十条：本办法自发布之日起执行。

第三十一条：本办法由学校档案馆负责解释。