辽宁科技学院电子文件归档与管理暂行办法

第一章 总则

第一条　为了适应辽宁科技学院档案信息化建设需要，规范电子文件归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）、《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》（辽档发〔2005〕1号）、《辽宁省文书电子文件元数据标准（试行）》（辽档发〔2011〕8号）等档案法律法规，结合本校实际，特制定本办法。

第二条　本办法规定了在学校各项工作中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、销毁、统计的一般方法。

第三条　档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与提供利用。档案馆须建立电子文件管理制度,对各部门、各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作，实行监督检查和业务指导，并对校属机构移交的电子文件进行分类保管、开发利用;须建立相应的计算机软、硬件系统,集成管理归档电子文件,并通过计算机网络实现开放档案信息资源共享。

第四条　全校各部门、各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导，配备政治素质高、有相应计算机技术的人员兼任电子文件承办人，负责本单位电子文件的收集、积累工作，兼职档案员负责电子文件的整理、归档与移交工作。

第五条　为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各部门、各单位应建立一套严格的管理制度和技术措施，对本单位电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等实行全过程管理与监控，保证电子文件的产生、处理过程符合规范；并将电子文件的收集、积累、整理、归档等工作纳入本单位电子文件管理员和兼职档案员的岗位职责。电子文件移交前由形成部门负责，移交后则由档案馆负责。

第六条　学校应为档案部门配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。

第七条　各部门、各单位在开发或改造本部门、本单位信息管理系统时，应事先与档案馆协商，对档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。

第二章 电子文件收集、积累

第八条　学校各部门、各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件均应列入收集、积累范围。收集、积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件，其中正式电子文件一般包括主件、附件或转发件、公文处理单、其它等组件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、超文本和超媒体文件、计算机程序文件和数据库文件。

第九条　电子文件收集、积累要求

1.主要收集、积累保管期限为永久和长期（30年）的定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。

2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件以XML、RTF、DOC、TXT、PDF为通用格式，其中确保电子文件的真实性和不可改动较理想的格式是PDF格式。

3.图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如果采用了非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

4.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

5.对于影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。归档的视频和多媒体影像文件以MP4、FLV为通用格式。

6.对于音频文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件，音频文件以MP3为通用格式。

7.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

8.对收集、积累的电子文件应定期制作备份，并要及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。

第十条　电子文件的登记

收集、积累的每一份需要归档的电子文件均应在《辽宁科技学院归档电子文件登记表》中登记，同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同保存一同归档。

第三章 电子文件归档

第十一条　电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对依托网络在线进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

第十二条　归档要求

1.学校各部门、各单位应把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到符合保管要求的脱机载体上，一式三份（一套封存保管（A），一套查阅利用（B），一套异地保存（C）），定期向档案馆移交归档。

2.在制作保管载体时应将电子文件和与之相应的软件、背景信息和元数据一同保存，以保证归档电子文件的完整性。

3.如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。

4.归档电子文件形成部门和单位必须将具有永久和长期（30年）保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

5.归档的电子文件除特殊情况外一般不加密，必须加密的归档电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十三条　鉴定

1.电子文件的鉴定工作，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2.归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《辽宁科技学院归档电子文件移交、接收检验登记表》。

3.电子文件归档范围按照《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

4.电子文件保管期限和密级的划分也按照《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

第十四条　归档方式及要求

电子文件归档可采用“实时捕获”、“远程归档”和“物理归档”三种方式。电子文件归档操作由文件形成部门和单位完成。

（一）实时捕获归档

依托校园网平台进行电子文件和信息交换的单位，各类办公自动化系统应与档案馆的数字档案管理系统之间建立无缝集成的接口，实现办公自动化系统内产生的电子文件自动实时归档。基本要求：

1.已经具有文件形成/处理系统的单位应提供数据接口，允许学校数字档案管理系统定期捕获电子文件及其部分元数据。

2.打算建立文件系统的单位应根据档案馆提出的前端控制原则，将辽宁科技学院电子文件相关规范、标准嵌入到系统中，从源头保障电子文件的真实性、完整性和有效性，并提供数字档案管理系统“实时捕获”电子文件及其元数据的接口。

3.实时捕获的电子文件将由档案管理员审核、鉴定、著录后，直接进入档案库或资料库。

（二） 远程归档

远程归档也通过学校数字档案管理系统来实现，归档权限由档案馆配置给各部门、各单位的兼职档案员，兼职档案员要严格按规定履行权限。档案馆负责对各部门、各单位兼职档案员进行电子文件归档操作培训。基本要求：

1.各部门、各单位兼职档案员应根据《辽宁科技学院档案信息著录要则》对电子文件进行详实、准确地著录，并上载电子文件，一般应在每年6月底前完成归档任务。

2.在远程归档之前，各部门、各单位兼职档案员应严格检查电子文件的完整性、真实性和有效性。

3.馆藏档案数字化加工形成的电子文件也采用远程归档的方式，准确著录、数字化加工、质检后，挂接到数字档案管理系统中。

（1）基本环节

馆藏档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、数字化加工（扫描、拍照、格式转换、图像处理、图像存储等）、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

（2）过程管理

为保证档案数字化产品的质量，确保档案信息和档案实体的安全，档案馆应强化档案数字化加工各环节的安全保密管理机制，对数字化加工的全过程进行严格的控制和管理，做好档案数字化的各个环节的登记工作，组织相关人员认真填写《辽宁科技学院馆藏档案数字化加工鉴定登记表》，《辽宁科技学院馆藏档案数字化加工过程管理登记表》、《辽宁科技学院馆藏档案数字化加工交接单》，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（三）物理归档

凡在网络中通过学校数字档案管理系统采用在线“实时捕获归档”和“远程归档”方式进行逻辑归档的电子文件，及不能通过学校数字档案管理系统进行逻辑归档的电子文件均应完成物理归档。电子文件承办人要及时将应归档的电子文件通过光盘或移动磁盘等介质，向各部门、各单位兼职档案员移交，兼职档案员统一整理后再向档案馆实施物理归档；馆藏档案数字化加工形成的电子文件由档案馆专职档案员负责归档。基本要求：

1.各部门、各单位兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件承办人共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。

2.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等），电子文件办理完毕后再按计划统一向本单位兼职档案员移交。

3.物理归档一般应在每年的6月底前完成，由兼职档案员负责将上一年度办理完毕的属归档范围的电子文件分类、整理、著录、并采用脱机载体分类存储后向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。

4.电子文件归档后，在原单位载体上仍须保留1年后方可销毁。

5.馆藏档案数字化加工形成的电子文件，脱机备份后随时归档。

第四章 归档电子文件的整理

第十五条　归档电子文件的整理要求

1.归档电子文件须进行分类、编号和编目，分类、编号和编目须按照《辽宁科技学院文件材料立卷归档办法》的相关规范和规则执行，并与相应的纸质文件保持一致。

2.归档电子文件分类后，须在学校数字档案管理系统中进行在线著录上报，著录规范按照《辽宁科技学院档案信息著录要则》执行，同时制成相应的机读和纸质归档目录。

3.各部门、各单位须将物理归档的电子文件，分类存储到符合存档要求的载体上，按“电子文件集”进行整理，即把具有相同类别、相同软硬件环境的电子文件集中到一起作为一个文件集合进行登记、存储。该文件集合内应有电子文件、电子文件背景信息、电子文件目录。同时在载体上标注好载体编码、盘内文件内容、存入日期等，若是保密文件还要标明密级。

4.对电子文件进行系统整理时所使用的电子文件稿本代码（组件代码）、电子文件格式代码、存储载体类型代码、常用电子文件存储载体推荐规格及存档载体标识规范、电子文件命名规则、电子文件的载体编码规则、电子文件存址编码规则、档案数字化产生的电子文件质量标准均按《辽宁科技学院归档电子文件相关标准和规范》的相关规定执行。

5.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。

6.对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

第五章 归档电子文件的移交、接收

第十六条　归档电子文件的移交、接收要求

1.以“实时捕获归档”和“远程归档”方式在线归档后，专职档案员应对归档电子文件及其元数据作详细的在线审核、鉴定，确认无误后才能将电子文件保存入库。

2.在接收物理归档的电子文件时，专职档案员要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：

⑴ 载体有无划痕，是否清洁；

⑵ 有无病毒；

⑶ 核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性；

⑷ 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

⑸ 对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

3.凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作后再次检验。检验合格的，移交单位和接收单位分别以盘为单位填写《辽宁科技学院归档电子文件登记表》和《辽宁科技学院归档电子文件移交、接收检验登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份留存在电子文件形成单位，一份留存在档案馆。

第六章 归档电子文件的保管

第十七条　归档电子文件移交到档案馆后，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。随着学校档案工作的发展，在资金允许的情况下，可逐步采用缩微数模整合等先进技术，将归档电子文件转存于缩微胶片上，进行异质备份，以确保电子文件长久保存和真实有效。

第十八条　物理归档的电子文件的保管条件:

1.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

2.单片载体应装盒，竖立存放，最好存放于防磁柜中,且避免挤压。

3.存放时应远离强磁场、强热源10米以上,并与有害气体隔离。

4.环境温度选定范围：17℃-20℃;相对湿度选定范围：35%-45%。

5.归档电子文件在形成单位继续保存的1年中，若采用脱机载体保存，也应参照上述条件。

第十九条　维护和确保归档电子文件的有效性

1.档案部门应对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样检验，包括：载体有无划伤，在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；存储电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。检验结果应及时填入《辽宁科技学院归档电子文件管理登记表》，并保存。

2.档案部门应每年对电子文件读取处理的有关设备更新情况进行一次检查登记。系统设备更新或系统扩充，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对电子文件进行迁移操作（载体转换工作），原载体保留时间不少于3年。同时将迁移信息填入《辽宁科技学院归档电子文件迁移登记表》，并保存。

3.磁性载体上的电子文件,每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

4.数字档案管理系统及相关数据库要定期备份并拷贝到脱机载体上保存和管理，避免软件系统或硬件设备故障造成数据丢失。

第七章 归档电子文件的利用

第二十条　封存的电子文件不得利用，载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。

第二十一条　利用归档电子文件时要遵守保密规定，对具有保密要求的电子文件，不得在国际互联网（校园网）上提供利用，确有必要以联网（内部局域网）方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。　　

第八章 归档电子文件的统计、鉴定和销毁

第二十二条　档案馆应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十三条　归档电子文件的保管期限参照《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》文件的有关规定执行。超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照《辽宁科技学院档案鉴定销毁制度》文件执行。

第二十四条　经鉴定后，对确认销毁的归档电子文件要进行逻辑和物理删除，属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并由档案部门列出销毁归档电子文件目录存档备查。

第九章 附　则

第二十五条　本办法未尽事宜，参照国家、辽宁省其它有关电子文件的标准和规定执行。

第二十六条　本办法自发布之日起执行，由学校档案馆负责解释。