辽宁科技学院档案管理保密制度

 

档案部门（包括校档案馆、教学单位档案分室和钻具公司档案分室）是学校各类档案集中保管的地方，档案是具有法律效力的依据及凭证，档案的维护和管理关系到党和国家的安全，做好档案保密工作很重要。为了进一步加强我校的档案保密工作，根据《中华人民共和国档案法》和《辽宁科技学院保密规定》，特制定本制度。

第一章 组织机构和领导职责

第一条　学校档案馆是学校重点保密单位，成立保密工作领导小组。领导小组组长由档案馆馆长担任，全体专职档案员为保密工作领导小组成员。

第二条　档案馆保密工作领导小组隶属辽宁科技学院保密委员会，在校保密委员会统一领导下开展工作，接受学校涉及档案归口部门的业务指导。

第三条　档案馆保密工作领导小组坚持贯彻“积极防范、突出重点、严格管理、确保安全”的方针。

第四条　保密工作领导小组的职责和任务

1.贯彻执行国家法令，依据国家保密法规和学校相关制度制定，修订本单位保密工作的实施细则和规章制度并监督实施。

2.指导、协调、检查档案馆及各立卷部门的保密工作，加强同校保密委员会的联系。

3.按照保密范围和密级，负责涉密档案的保管工作。

4.开展保密教育宣传工作，组织本部门的保密业务学习培训。

5.对保密工作进行总结，并实施奖罚，对本馆泄密现象进行调查并及时报告学校保密委员会，提出处理意见，并及时采取补救措施。

6.开展调查研究，不断改进保密工作。

7.完成上级交办的其他保密事项。

第二章 保密范围和密级管理

第五条　我校档案分为公开档案和未开放档案，未开放档案包括内部保密档案和国家秘密档案、国家机密档案。

我校内部保密档案，包括校党委会记录、校长办公会记录和纪要和案件材料、人事、财会、基建档案等档案。

第六条　国家秘密、机密档案包括上级来文并归档的秘密、机密、绝密文件。

第七条　各类档案均按照国家标准规范和行业标准规范进行管理。对我校上级来文秘密、机密、绝密文件单列集中存放在密码档案柜中，并按相应密级管理。

第三章 保密人员教育培训与管理

第八条　按照档案管理和法规，全馆档案人员均有保密的职责和义务，档案馆应经常组织档案人员学习档案管理法规和保密知识，增强保密意识。

第九条　学校保密委员会和重要涉密人员具有特定的职责要求和工作任务。档案馆确定一名档案人员专门负责涉秘档案的保管、维护和查阅利用工作。

第十条　涉密人员和档案管理人员应积极参加学校及上级有关部门举办的有关保密业务培训学习，档案馆提供经费等条件保障保密人员学习顺利完成。

第十一条　涉密人员按学校保密委员会要求签订保密协议书，出国出境按国家规定办理相关手续，岗位变动及退休要遵守保密承诺，并按规定签订保密协议。

第四章 秘密载体和要害部位管理

第十二条　档案馆是国家保密重点部门，按国家标准进行设计，档案库房设置防盗、消防、报警装置，配置必要的防湿、恒温设备。

第十三条　档案馆下属的档案库房，属于保密要害部位，实行专人专管，安装铁门铁窗、配置铁质标准档案柜。

第十四条　纸质载体的国家秘密档案、光盘载体的国家秘密档案和录音带、录像带、计算机硬盘、软盘等磁介质载体的国家秘密档案，按照“严格管理、严格防范、确保安全、方便工作”的原则进行管理。上述载体不得以废品出售。

第十五条　保密档案转递必须通过机要途径抵达，必要时可以专人送达，确保档案安全和保密。

第十六条　涉及档案利用必须坚持审批制度。

第十七条　涉密档案经批准提供利用，必须坚持登记制度，注名查阅的时间、利用者、文件名称、件数、批准人、经办人等登记项目。

第十八条　档案馆是学校涉密的复印点，复印涉密档案、资料由档案馆馆长签字，涉密档案专管人员亲自复印并按要求做好登记。

第五章 计算机及网络管理

第十九条　档案馆计算机分涉密计算机和非涉密计算机。按学校规定审批程序配置一台涉密计算机，相应的配置一台打印机、碎纸机和一个涉密u盘。涉密计算机置于涉秘库房内，并按规定设置开机密码，贴上涉密标识，明确使用人和负责人，并确定一名管理员负责管理和维护。

第二十条　涉密计算机的使用须经负责人批准并做好使用登记；打印输出的文件资料须做好记载；并按相应密级档案进行管理；对打印废弃文件要立即通过碎纸机粉碎，不得做其他处理。

第二十一条　档案馆保密制度、保密实施细则、涉密档案检索工作和登记簿等资料，按秘密材料处理，存放在涉密库房专柜专盒，使用时可取出利用。

第二十二条　档案馆专用涉密计算机实行物理隔离，不得上网，其他上网计算机不得存放涉密信息。对网上信息坚持“涉秘不上网、上网不涉密、谁上网谁负责、谁审批谁负责”的原则，上网信息发布由计算机管理员经办，档案馆馆长审批。

第六章 保密工作考核及奖罚

第二十三条　保密工作纳入档案馆人员岗位责任制，列入年度考核范围，对做得好的涉密人员和档案管理人员给予表彰。

第二十四条　对违反保密规定，发生严重责任事故造成泄密的要及时上报学校保密委员会按有关规定严肃处理。

第七章 附　则

第二十五条　本制度自发布之日起执行。

第二十六条　本制度由学校档案馆负责解释。

 

附件：辽宁科技学院档案人员保密守则

 

附件：

辽宁科技学院档案人员保密守则

 

档案是国家的宝贵财富，是我校广大师生员工智慧的结晶，为确保我校档案信息的安全，维护档案完整，特制定本守则。

1.档案人员必须树立高度的保密观念，自觉地遵守党和国家各项保密法规和有关办法、制度。

2.档案人员不得将有密级的档案材料携带到公共场所和外事活动场所。

3.有密级的档案文件材料未经有关领导的批准，不准擅自借出，不得摘抄、复制。

4.档案人员从档案材料中获得的秘密信息不向外扩散、传播。

5.凡属有密级的文件材料要单独存放，杜绝横向传阅，以防丢失，确保安全。

6.严格执行档案的查（借）阅制度，认真办理查（借）阅手续，任何人不得特殊。

7.整理文件材料时，剔除的文件、重复文件不得随便乱扔，要抄目录集中销毁。

8.发现丢失文件，应主动向组织报告，以便及时查明，采取措施补救损失，对泄密者视情节轻重，予以处理，严重者追究法律责任。