辽宁科技学院学生档案管理办法

 

第一章 总则

第一条　 为了加强我校学生档案管理，适应学生档案管理工作的新要求，科学、规范、有序地做好学生档案的归档、保管、利用和转递工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《干部档案管理条例》及国家相关的政策法规，结合我校学生档案管理工作实际，特制定本办法。

第二条　 学生档案是学生求学期间形成的，反映学生个人经历、德才能绩及家庭政治、经济状况，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是国家和社会选拔任用人才的重要依据，也是干部人事档案形成的基础。

第三条　 学生档案实行统一管理、集中保管的原则。学校档案馆负责学生档案的日常管理工作，学生处、招生就业处、教务处、组织部、团委和各院（系）是学生档案的形成部门，负责档案材料的收集、整理和归档工作。

第四条　 学生档案管理工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，坚持真实性、完整性、安全性和规范性原则。

第五条　 本办法适用于我校全日制普通本、专科生的档案管理。

第二章 学生档案管理职责

第六条　 学校档案馆的管理职责

（一）接收、保管院系提交的学生档案材料；

（二）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（三）做好学生档案的转递工作；

（四）提供学生档案的查、借阅服务；

（五）提供毕业生档案去向查询服务；

（六）制定、完善学生档案管理规章制度；

（七）办理其它有关学生档案管理工作事项。

第七条　 学生档案材料形成部门的管理职责

（一）按照学生档案归档内容，收集、积累和整理学生档案材料，将应归档的档案材料按所属院（系）、专业、班级、学号顺序排列，同时以院（系）为单位按专业、班级编制移交纸质目录一份；

（二）确保归档材料符合归档要求；

（三）按照归档时间和要求，及时将应归档的档案材料向校档案馆移交；

（四）新生档案更换档案袋、裱糊封面前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装，学生的自然信息录入准确无误；

（五）协助学校档案馆做好有关学生档案管理的其它工作。

第八条　 各部门、各单位及学生个人要重视学生档案管理工作，保证材料收集归档工作顺利进行。严禁伪造、涂改、圈划、损毁学生档案材料。要向学生普及宣传学生档案相关知识，使其对学生档案的重要性有一定的认识和了解。

第九条　 对违反规定，造成学生档案缺损、遗失、泄密的单位和个人，学校将按照《中华人民共和国档案法》等有关规定处理。

第三章 学生档案的管理规程

第十条　 归档材料的质量要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；

（二）归档材料必须齐全完整，真实准确，文字清晰，对象明确；

（三）归档材料必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人亲笔签字；

（四）归档材料一律采用A4纸张，用碳素或蓝黑钢笔书写，且必须是原件；

（五）凡按规定由个人填写的归档材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。

第十一条　 新生档案的管理

（一）新生档案的归档内容（本校录取前产生的档案材料）

1．高中学籍表或中职学籍表（含成绩单）；

2．普通高等学校招生考试报名登记表；

3．入党、入团材料；

4．专科档案材料（含入学登记表、毕业登记表、成绩单）；

5．专升本档案材料（考试报名表、成绩单）；

6. 其它有存档价值的档案材料。

（二）新生档案的归档过程及要求

1．新生档案由各院（系）负责在新生报到时进行接收。

2．新生入校后其档案材料未到或材料不全的，由各院（系）负责通知学生本人向原学校催调，需要出据调档函的，由各院（系）办协助办理，三个月内移交所在院（系）。如确实不能收集齐全的，要专门形成文字说明材料放入档案，由学生本人签名并承担责任，并在《新生档案移交表》的备注栏中注明。

3．各院（系）将新生档案收齐后，要根据专业、班级、学号对新生档案材料进行审核整理，统一更换学校档案馆发放的档案袋，录入新生自然信息，裱糊案卷封面，按学号顺序排列；同时以班级为单位编制《新生档案移交表》，纸质版作为移交手续一份，两个月内向校档案馆移交(特殊情况除外)。

第十二条　 在校生档案的管理

（一）在校生档案的归档内容（本校录取后产生的档案材料）

1．学生登记表；

2．学生成绩单；

3．高等学校毕业生登记表；

4．本科生学位申请审批材料；

5. 高等学校毕业生档案转递单；

6．学生在校期间获得的各类奖、惩材料；

7．助学金申请审批表；

8．学籍变更材料；

9. 入党、入团材料；

10.其它有存档价值的档案材料。

（二）无学籍变动的在校生档案的管理

1．学生就读期间形成的各类档案材料，由材料形成部门负责收集、整理，并在文件材料办理完毕后两个月内编制好《档案材料移交目录》，纸质版作为移交手续一份，向校档案馆移交；学生在毕业学年形成的档案材料，要于毕业年度的7月5日前向校档案馆移交。

2．档案材料由各相关院系负责最后核审并装入学生档案中。

（三）有学籍变动的在校生档案的管理

1.在校生发生调整专业、休学、留级、参军等学籍变动时，校档案馆要依据每学期教务处下发的学籍处理文件，负责完成档案的变动登记、档案调整等工作；

2.在校生发生转学、退学、出国、肄业等学籍变动，档案需要转递时，其在校形成的档案材料由材料形成部门负责收集、整理、向校档案馆移交，待学生办理完离校手续，学籍管理部门出具证明后，档案馆将视情况，参照毕业生档案转递有关规定办理学生档案转递事宜；

3.学生出国不归、失踪、死亡，其档案作为非在校学生档案由档案馆负责妥善保存和处理；

4.在校生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由档案馆保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，其档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门。

第十三条　 毕业生档案的管理

（一）毕业生档案的转递

1.学生毕业后，学生档案必须经过严密封装后及时转出，一般应在毕业生离校后的一个月内完成；

2.毕业生档案的转递工作由校档案馆负责，依据招生与就业处及各相关院系提供的毕业生派遣信息，通过中国邮政特快专递（EMS）、高校毕业生档案绿色通道方式及专人送达方式将毕业生档案集中转递至派遣单位；

3.招生与就业处负责向档案馆提供包括学生基本情况、就业信息和档案邮寄地址的数据库，作为档案馆邮寄学生档案和查询相关信息的依据。 数据库中要详细录入毕业生档案的邮寄单位、详细地址、接收学生档案的部门全称（或个人）及联系方式；

4.学生档案转递原则上不允许学生本人自带，若用人单位提供的调档函上注明可由学生本人自带的或其他特殊情况急需本人自带的，要专门形成文字材料说明原因，并由学生本人签名承担责任；委托他人代取的，除要专门形成文字材料说明原因，并由学生本人签名承担责任外，还须提供学生本人和委托人的身份证复印件及学生本人签字的代理委托书一份；

5.校档案馆要及时收集、整理“学生档案转递通知单”存根、“机要件交寄单” 存根、“特快专递邮寄证明”、“档案交接单”、“档案寄出回执”，并妥善保管以备查考。

（二）毕业生档案的留存

1.毕业生档案学校一般情况不留存，为方便学生就业，在两年的改派有效期内，视情况为毕业生免费保管档案两年；

2.凡需留档的毕业生，本人需经所在院（系）和招生就业处审核后，在信息平台上注明；

3.毕业生出现欠交学费、暂缓毕业等情况，校档案馆将依据相关职能部门提供的名单将其档案直接留存，待符合派遣条件时再行转递；

4.毕业生需要转递留存档案时，正常毕业申请留存的，须持报到证或就业单位调档函到校档案馆办理或登录档案馆网页进行网上办理；欠交学费或暂缓毕业的，除须持报到证或就业单位调档函外，还须提供职能部门出据的相关证明方可办理。

（三）毕业生档案的查询

学生毕业后，如需查询个人档案的处理情况，可直接到校档案馆进行查询，或电话查询或登录档案馆网站提交查询申请。

第四章 学生档案的利用

第十四条　 学生档案查（借）阅规定

（一）本校工作人员因工作需要查阅学生档案，须办理登记手续，注明查询内容及目的方可查阅。

（二）外单位人员查阅本校学生档案，须持查档介绍信，出具相关身份证明，说明查询内容及目的，经档案馆负责人批准后方可查阅，并认真履行查阅手续。

（三）任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。

（四）学生档案原则上不外借，确因特殊情况必须借出使用的，须经档案馆负责人批准后借出，并在规定期限内归还。借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

（五）任何人查阅档案时，必须遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。

（六）任何人查阅档案时，必须遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容，未经批准不得擅自摘记、复制、拍摄档案内容。

第五章 学生档案的补办

第十五条　 学生在大学阶段形成的《学生登记表》、《成绩单》、《普通高等学校毕业生登记表》、《学位申请审批表》等档案材料，因特殊原因发生缺失和丢失情况时，学生可申请补办。

第十六条　 申请档案补办，学生须持本人身份证、毕业证、学位证原件及复印件，填写《学生档案材料补办申请表》经校档案馆负责人审批后方可到相关部门补办。

第十七条　 《学生登记表》、《普通高等学校毕业生登记表》由教务处、学生所属院（系）、党政办公室协助补办，《成绩单》、《学位申请审批表》由档案馆协助补办。

第十八条　 补办的档案材料齐全后，由校档案馆负责封装，并出据补办说明材料。

第六章 附 则

第十九条　本办法自发布之日起执行。

第二十条　本办法由学校档案馆负责解释。