辽宁科技学院学籍档案管理办法（2023）-辽宁科技学院档案馆

辽宁科技学院学籍档案管理办法（2023）

发表日期：2024-01-09

辽宁科技学院学籍档案管理办法

第一章总则

第一条　为了加强学校学籍档案资源建设，做好学籍档案材料的收集归档工作，更好地为学生学籍管理、学校管理和社会需求服务，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）、《辽宁省学籍档案管理暂行办法》（辽档发〔2008〕8号）及有关法规制定本办法。

第二条　学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

第三条　学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，学籍档案材料应及时收集、整理、归档，移交校档案室馆、教学单位档案分室保存。

第二章归档范围及保管期限

第四条　学籍档案的归档范围及保管期限

我校的学籍档案具体包括由档案馆保管的学生类（XS）档案、教学类（JX13、JX14、JX16、JX17）、党群类（DQ17）、实物类（SW）、声像类（SX）的部分档案，和由各教学单位保管的教学类（JX14、JX15、JX17）和资料类（ZL）部分档案。具体的归档范围和保管期限见下表。

学籍档案的归档范围及保管期限表

序号	归档文件材料	分类号	保管期限	归档部门	保管部门
1	新生录取审批名册	JX13	永久	招生就业处	档案馆
2	毕业生就业派遣审批名册	JX17	永久
3	毕业生质量跟踪调查有关材料	JX17	永久
4	毕业生派遣报到证	XS	永久
5	学生入学登记表	XS	永久	教务处
6	学籍卡片	JX14	永久
7	毕业生成绩表	JX14	永久
7	毕业生成绩表	XS	永久
8	学籍变动情况（包括学生休学、留级、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、出国、参军、提前毕业等材料）及奖惩情况的文件、材料及学籍变动审批表	JX14	永久
8		XS	永久
9	选拔、保送学生名单	JX14	永久
10	选拔、保送学生登记表	XS	永久
11	补发各种证书证明材料	JX14	30年
12	学位证书验印名册、发放名册（包括继续教育）	JX16	永久
13	本科生学位申请审批表	JX16	永久
13	本科生学位申请审批表	XS	永久
14	研究生论文、论文审批材料及学位授予材料	JX16	永久
15	研究生论文审批材料及学位授予材料	XS	永久
16	学生毕业证书或结业证书验印名册、发放名册	JX17	永久
17	学生参加各种竞赛获奖名单、成绩	JX14 DQ17	永久	教务处学生处团委
18	学生参加各种竞赛获得的奖杯、奖牌、奖状	SW	永久	教务处学生处团委
19	优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书复印件重要的一般的	JX14 DQ17	永久 30年	学生处团委
20	优秀学生、优秀学生干部审批表、登记表	XS	永久	学生处团委
21	学生奖学金、助学金申请审批表	XS	永久	学生处
22	夜大、函授新生录取名册	JX13	永久	继续教育学院
23	夜大、函授毕业生成绩	JX14	永久
24	夜大、函授生学籍变动材料（包括学生休学、留级、退学、复学、转学、辅修、转专业、提前毕业等材料）	JX14	永久
25	补发各种证书、证明材料	JX14	30年
26	夜大、函授生的奖惩材料	JX14	30年
27	夜大、函授毕业生毕业证书或结业证书验印名册、发放名册	JX17	永久
28	长期、预科留学生的个人申请材料	JX14	30年
29	长期、预科留学生的学习情况证明材料	JX17	30年
30	新生档案（高中学籍表；普通高等学校招生考生体检表；普通高等学校高考志愿表；普通高等学校招生考生报名登记表；普通高等学校招生政治思想品德考核表；入党、入团材料；专升本档案材料；中、高考成绩单；其它有存档价值的档案材料。）	XS	永久	各教学单位
31	毕业生登记表	XS	永久
32	毕业生党、团员关系	XS	永久
33	学生年度鉴定表	XS	永久
34	学生体育达标、军训、体质健康检测材料	XS	10年
35	毕业生集体及个人照片	SX	永久
36	在校生成绩单以专业和班级为单位保存，按入学年归档	JX14	5年	各教学单位	各教学单位档案分室
37	在校生学籍异动材料，包括升级、降级、留级、休（停）学、复学、转学、退学、转专业、参军、保留学籍、结业等申请审批材料，如，学生申请退学审批表，学生结业离校申请表，学生自愿延长修业年限（降、留级）申请表	JX14	5年
38	学生典型试卷	JX15	30年
39	毕业生就业一览表、就业情况统计表毕业生质量跟踪调查和就业信息反馈材料	JX17	30年
40	学生试卷、评分标准及参考答案、试卷分析、课程总结：以专业和班级为单位保存，按入学年归档	ZL	学生毕业后1整年
41	学生实践环节考核情况（包括大学生假期社会实践、课程实习、毕业实习等）：实验报告、实习报告、课程设计（课程实践作品、成果）、学年论文：以专业和班级为单位保存，按入学年归档		3年
42	本、专科生班级优秀课程设计、学年论文		10年
43	本科生毕业设计（论文）、本科毕业设计（论文）手册：以专业和班级为单位保存，按毕业年归档		3年
44	本科生班级优秀毕业设计（论文）		10年
45	其他具有保存价值的材料				档案馆、各教学单位档案分室

第三章归档与整理要求

第五条　由档案馆保管的教学类、党群类、实物类、声像类学籍档案，和由各教学单位保管的教学类、资料类学籍档案归档材料的质量要求、整理要求、归档时间、归档单位、归档手续及应归档的电子档案的相关要求，按照《辽宁科技学院文件材料立卷归档办法》第二、五、六、七章，和《辽宁科技学院档案管理办法》第五章、第六章的相关规定执行。

第六条　由档案馆保管的学生类学籍档案归档材料的质量要求、整理要求、归档时间、归档单位、归档手续及应归档的电子档案的相关要求，按照《辽宁科技学院学生档案管理办法》第三章的相关规定执行。

第四章学籍档案的利用

第七条　由档案馆保管的教学类、党群类、实物类、声像类学籍档案，和由各教学单位保管的教学类、资料类学籍档案的利用，按照《辽宁科技学院档案管理办法》第七章档案的利用与开放的相关规定执行。

第八条　由档案馆保管的学生类学籍档案的利用，按照《辽宁科技学院学生档案管理办法》第四章、第五章学生档案的利用与补办的相关规定执行。

第九条　及时收集登记利用学籍档案所产生的社会效益与经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

第五章监督管理

第十条　学校应加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查档案制度，及时研究解决档案管理工作中的问题。

第十一条　学籍档案要由专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理工作。

第十二条　学校要加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家标准的档案存放环境，做好学籍档案的防火、防盗、防潮工作，保证学籍档案安全。

第十三条　对违反本办法，涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。

第六章附则

第十四条　本办法自发布之日起执行。

第十五条　本办法由学校档案馆负责解释。