辽宁科技学院档案管理办法

第一章　总　则

第一条　为了进一步规范和加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》的规定，特制定本办法。

第二条　学校档案是指学校在教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是师生员工智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学校历史的见证。

第三条　档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育、教学质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，列入工作议事日程。

第四条　学校档案实行统分式管理。学校各职能单位形成的档案材料由校档案馆集中统一管理；各教学单位形成的档案材料由各教学单位的档案分室自行管理；钻具公司形成的科研、产品、设备档案由钻具公司档案分室自行管理。各档案分室业务上受校档案馆的指导、监督与检查。管理目标是：使我校档案信息资源的布局更加合理，并确保其完整、准确、系统和安全，同时便于开发和利用。

第二章　领导体制、档案机构及其职责

第五条　我校档案工作受省教育厅的领导，业务上接受省、市档案局的指导、监督与检查。

第六条　我校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条　学校设档案馆、教学单位档案分室和钻具公司档案分室等档案部门。档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校综合档案的业务部门；各档案分室是学校档案机构的分支机构，负责保存和提供利用由本单位产生的、不向校档案馆移交的档案。

第八条　档案馆工作职责：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，规划全校档案工作。

（二）贯彻执行国家的保密制度，做好档案的安全、保密、保护工作，确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命。

（三）制订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责。

（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、销毁全校各类档案及有关资料。

（五）负责档案检索工具的编制、档案参考资料的编辑工作，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作，主动为全校各项工作和社会服务。

（六）建立健全学校的档案管理网络，组织开展专、兼职档案工作人员的业务培训，监督、指导、协助各部门兼职档案员做好部门立卷、归档工作。

（七）参加学校及档案系统信息工作整体化建设，组织实施学校档案信息数字化、网络化建设工作。

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育职能。

（九）参加档案工作的协作，开展档案学术研究和交流活动。

（十）负责档案专业学生的实习指导工作。

（十一）组织完成上级档案部门与学校交办的其他档案业务工作。

第九条　学校各档案分室工作职责：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，规划本单位档案工作。

（二）贯彻落实学校关于档案工作的规章制度。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管本单位各类档案及有关资料。

（四）负责本单位档案检索工具的编制、档案参考资料的编辑工作，开发本单位档案信息资源，开展档案的开放和利用工作，主动为本单位及全校各项工作和社会服务。

（五）参加档案工作人员的业务培训，做好部门立卷、归档工作。

（六）参加学校及档案系统信息工作整体化建设，组织实施本单位档案信息数字化、网络化建设工作。

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（八）参加学校档案工作协作，开展档案学术研究和交流活动。

（九）贯彻执行国家的保密制度，做好室藏档案的安全、保密、保护工作，确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命。

（十）组织完成学校档案馆交办的档案业务工作。

第十条　学校其他校级领导干部也负有一定的档案工作领导责任，一方面要监督、检查、总结分管部门的档案工作任务完成情况，另一方面分管人、财、物等的领导，在职权范围内要尽可能为档案工作提供必要的工作条件。

第十一条　学校各单位必须有一名领导负责分管本单位的档案工作，并根据实际情况配备兼职档案人员负责本部门档案的收集整理和移交归档工作等。

第三章　档案工作人员

第十二条　学校档案馆设馆长1名，档案馆馆长应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，精通档案业务，能认真执行党和国家的方针政策。

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。

（三）年富力强，身体健康。

第十三条　学校要为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数根据学校规模及工作任务确定。

第十四条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十五条　学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研人员同等待遇。

第四章　经费、库房和设备

第十六条　学校要将档案工作所需经费列入学校预算，用于档案部门购置备品工具、培训人员、订购材料、举办展览、印制材料、档案邮寄、安全防范等开支，保证档案工作的需求。

第十七条　学校要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第十八条　学校要为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房、办公室、阅档室、微机室和资料室等。存放声像、电子等特殊载体档案，要配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第五章　文件材料归档、移交和接收工作

第十九条　学校要建立和完善立卷归档制度，并把各种文件材料的归档纳入管理人员的职责范围，强化责任意识，提高学校档案管理水平。做到应归档的文件必须完整、准确、系统地归档保存，不得分散存放在各业务部门，更不允许将职务活动中形成的归档文件材料、资料据为己有，拒绝向档案馆移交。

第二十条　各项工作与档案工作要实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（一）在党政管理活动中形成的文件材料，严格遵照文书处理程序办理；文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应把原稿、征文及有关材料整理好，交本部门兼职档案员保存，以便立卷归档。

（二）教学管理部门和各教学单位要建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统（包括研究生、本科生、专科生、留学生、成人教育等不同层次的学生培养过程形成的全部教学文件材料）。

（三）科研部门，要做到下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步。

（四）基建部门应在项目申请立项时，开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时完成文件材料的归档与验收工作。

（五）学校学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。

第二十一条　学校各单位要对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类

主要包括学校党委、纪检、及党委系统各部门在管理工作中形成的文件材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（二）行政类

主要包括学校各行政部门在行政管理中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（三）教学类

主要包括反应学校在教学管理、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（四）科学研究类

主要包括科研和高教研究管理工作及科研和高教研究项目的研制过程中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（五）产品生产与科技开发类

主要包括学校自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（六）基本建设类

主要包括学校基本建设、电子政务工程建设工作中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（七）仪器设备类

主要包括学校各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值10万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（八）出版类

主要包括学校在编辑出版报纸、刊物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（九）外事类

主要包括学校在与外国（包括港澳台）团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料等。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十）财会类

主要包括财务管理过程中形成的文件材料及会计凭证、会计账簿、各种财务报告等。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十一）声像类

主要包括学校各项活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的、以音响、画面形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十二）人事类

主要包括反应教职工历史、全面情况的履历、自传、鉴定、学历、技术职务评聘、政治历史、入学、入团、奖励、处分、录用、工资、待遇、出国、离退休等材料。按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》执行。

（十三）学生类

主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。按《辽宁科技学院学生档案管理暂行办法》执行。

（十四）实物类

主要包括学校、学校下属各单位及教职员工在各个工作领域及竞赛中取得的证书、牌匾、奖杯、锦旗等；学校发展过程中形成的废旧公章；名人、名家及各级领导为学校所做的题词等。按《辽宁科技学院学生档案管理暂行办法》执行。

（十五）资料类

主要包括与档案工作相关的各种编研成果、业务手册、书籍、报纸、期刊、杂志、学校年鉴、大事记等。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十六）教学单位党政类

主要包括教学单位党总支、支部及分工会在管理工作中形成的文件材料和各教学单位在行政管理中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十七）教学单位学团类

主要包括教学单位在学生管理、学生社会实践、党、团组织建设及开展的各项工作中形成的档案材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（十八）教学单位教学类

主要包括反应教学单位在教学管理、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料，按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。（十九）教学单位业绩成果类

主要包括教学单位教职员工在各项工作中取得的业绩成果目录及证明材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（二十）教学单位设备类

主要包括教学单位精密、贵重、稀缺仪器设备（单件仪器设备价值在1万元以上10万元以下）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

（二十一）教学单位资料类

主要包括与教学单位教学、科研工作相关的各种书籍、期刊、杂志；学生试卷、评分标准及参考答案、试卷分析、课程总结；实验报告、实习报告、课程设计（课程实践作品、成果）、学年论文；本科毕业设计（论文）、本科毕业设计（论文）手册。按《辽宁科技学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第二十二条　我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，在规定时间内，对积累的材料进行核查整理编目后向档案馆移交。

第二十三条　对科研成果、基建工程等进行验收时，必须有档案人员参加。有关业务部门要会同档案馆对归档的材料加已审核，签署意见，对不完整、不明确、不系统的文件材料项目，不予验收、盖章、上报成果结算经费。

第二十四条　凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向档案馆移交。

第二十五条　应归档的文件材料要质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易退色易变质的材料书写；不能有金属物装订；符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。

第二十六条　归档时间

（一）各职能部门，应在每年6月30日前完成上一年文件材料的归档工作；钻具公司及各教学单位，应在每年的寒假前完成上一年文件材料的归档工作。

（二）科研、基建部门应在项目完成2个月内归档。

（三）财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后于次年6月底前归档。

（四）特别珍贵的档案，从安全与保管各方面考虑，可以随时存档。

第二十七条　各部门向档案馆移交档案，必须填写《档案移交明细表》或《案卷移交目录》（由数字档案管理系统生成）一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与档案馆各1份，分别保存。

第二十八条　学校各级分管档案工作的领导和专职档案人员有责任检查、监督和协助兼职档案人员做好文件材料的收集积累立卷和归档工作。

第六章　档案管理

第二十九条　学校各档案部门要根据《辽宁科技学院文件材料立卷归档办法》、《辽宁科技学院档案管理办法》的要求管理档案，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第三十条　档案分类编号按《辽宁科技学院归档文件材料分类编号表》执行。2009年以前的档案维持原号。

第三十一条　我校档案区分全宗、区分年度、区分类别分别存放排列。

第三十二条　各类档案保管期限分为永久、30年、长期、10年、短期、5年、3年、1年几种。保管期限的划定按学校各类档案保管期限规定执行。

第三十三条　对保管期限已满、已失去保存价值的档案，由学校档案鉴定领导小组进行鉴定，登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十四条　档案密级划分，首先由立卷部门在档案管理系统上进行著录标注，然后由档案馆审定。

第三十五条　学校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。档案馆安排专人负责全校档案的综合统计工作；各档案分室兼职档案员负责本单位的档案统计工作。

第三十六条　学校档案机构要采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第三十七条　学校档案由学校档案机构保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第三十八条　学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交校档案机构保存。

第三十九条　学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

第四十条　校档案机构要对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，要立即向校长报告，及时处理。

第七章　档案的利用与开放

第四十一条　学校档案机构要按照国家有关规定开放档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权开放学校档案。

属下列情况之一者，不得对外开放：

（一）涉及党和国家秘密的。

（二）涉及专利或技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成部门规定限制利用的。

（五）涉及学校内部秘密的。

第四十二条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。查借阅、摘录、复制未开放的档案，须办理查借阅机密档案审批手续，经相关部门领导及档案机构负责人批准后，方可查借阅。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第四十三条　重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要、须经主管档案工作的校领导批准。

加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第四十四条　学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

学校档案机构要为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案机构要无偿和优先提供。

第四十五条　查借阅档案必须严格遵守档案查借阅制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。

归还档案时要当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密者，应当及时报告档案部门，以便采取补救措施。

第四十六条　为充分开发档案信息资源，各档案部门要创造条件开展更高层次的信息服务活动。

（一）编制多种检索工具，如各种目录、全宗指南、专题介绍等。

（二）积极开展编研工作，编印各种材料汇编、基础数字汇集、专题概要等。

（三）开展参考咨询业务。利用档案和资料解答利用者提出的问题。

（四）采取多种形式（如举办档案知识竞赛、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第八章　考核奖励与处罚

第四十七条　学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的。

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十八条　有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章　附　则

第四十九条　本办法自发布之日起执行。

第五十条　本办法由学校档案馆负责解释。