辽宁科技学院学籍档案管理暂行办法-辽宁科技学院档案馆

辽宁科技学院学籍档案管理暂行办法

发表日期：2019-04-08

第一章总则

第一条为了加强学院学籍档案资源建设，做好学籍档案材料的收集归档工作，更好地为学生学籍管理、学院管理和社会需要服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规制定本办法。
第二条学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分，学籍档案材料应及时收集、整理、归档，移交院档案室（馆）保存。

第二章归档范围及保管期限

第四条 学籍档案的归档范围及保管期限表

序号	归档文件材料	分类号	保管期限	归档部门
1	学生入学登记表	XS	永久	招生就业处
2	新生录取名册	JX	永久	招生就业处
3	毕业生审批名册	JX	永久	招生就业处
4	毕业生派遣报到证	XS	长期	招生就业处
5	学籍卡片	JX	永久	教务处
6	成绩表、年度考核表	XS JX	永久长期	教务处
7	学生毕业证书、学位证书或结业证书发放名册	JX	永久	教务处
8	学位证书验印名册	JX	永久	教务处
9	学籍变动情况（包括学生休学、留级、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、出国、参军、提前毕业等材料）及奖惩情况的文件及材料	JX	长期	教务处
10	补发各种证书证明材料	JX	长期	教务处
11	本科生优秀学士论文及评语	JX	长期	教务处
12	各系、科、专业课程试题库	JX	长期	教务处
13	学生参加各种竞赛获奖名单、成绩、奖杯、奖牌、奖状	JX SW	永久	教务处学生处
14	选拔、保送学生名单	JX	永久	学生处
15	优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书复印件重要的一般的	JX	永久长期	学生处
16	选拔、保送学生登记表	XS	长期	学生处
17	毕业生登记表、体检表	XS	永久	各系部
18	毕业生党、团员关系	XS	永久	各系部
19	毕业生集体及个人照片	SX	永久	各系部
20	新生档案	XS	3-5年	各系部
21	新生录取名册	JX	永久	继续教育学院
22	夜大、函授毕业生验印名册	JX	永久	继续教育学院
23	夜大、函授生学籍变动材料（包括学生休学、留级、退学、复学、转学、辅修、转专业、提前毕业等材料）	JX	长期	继续教育学院
24	夜大、函授毕业生成绩	JX	长期	继续教育学院
25	补发各种证书、证明材料	JX	长期	继续教育学院
26	夜大、函授生的奖惩材料	JX	长期	继续教育学院
27	毕业生质量跟踪调查材料及毕业生去向	JX	长期	各系部（自行归档保管不向院档案室移交）
28	学生实践环节考核情况（包括大学生假期社会实践、课程实习、毕业实习	JX	短期
29	学生体育达标、军训、体质健康检测材料	XS	短期
30	在校生成绩	JX	5年
31	学生典型试卷	JX	5年
32	其他具有保存价值的材料。

第三章归档与整理要

第五条 归档材料的质量要求
一、手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹工整清晰。
二、去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物。
三、学生休学、留级、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、出国、参军、提前毕业等情况要在学籍卡片中注明。
四、学籍卡片中的照片要用原件。
五、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
六、电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一致。
第六条 整理要求
一、整理单位
学籍档案以班或专业为单位进行整理。
二、检查与编写页号
（一）立卷前检查：核准学生数，审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。
（二）编写页号：凡有文字的页面都需要编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。
第七条 归档时间与归档单位
一、归档时间
（一）新生档案于新生入学年度的11月中旬之前归档。
（二）其它应归档的文件材料，在校生的应在材料形成的当年年末归档；毕业生的如无遗留问题，于学生毕业当年的7月上旬前归档。有遗留问题的在学生毕业1年之内办理完毕，于下一学年初归档。
二、整理和归档
学籍档案由学籍管理部门（招生就业处、教务处、学生处、各系部）负责整理和归档。
三、归档手续
归档时要办理归档手续，如填写《档案移交明细表》、《新生档案移交表》一式二份，移交双方各保存一份备查。
四、电子档案要实现硬盘或光盘备份，一式三套，分别保管。

第四章学籍档案利用

第八条 学籍档案只许就地查阅，不得外借。查阅学籍档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续。摘抄、复制学籍档案内容及出具成绩单，应加盖学籍档案管理部门公章，方为有效。
第九条 编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、论文汇编、信息交流等，为学校各项工作服务。
第十条 及时收集登记利用学籍档案所产生的社会效益与经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

第五章监督管理

第十一条 学校应加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查档案制度，及时研究解决档案管理工作中的问题。
第十二条 学籍档案要由专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理工作。
第十三条 学校要加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家标准的档案存放环境，做好学籍档案的防火、防盗、防潮工作，保证学籍档案安全。
第十四条 对违反本办法，涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。

第六章附则

第十五条 本办法自2008年9月1日起施行。
第十六条 本办法由学院档案办公室负责解释。