辽宁科技学院人事档案管理办法
发表日期：2019-04-08
第一章 总 则
第一条：人事档案是历史地、全面地考察了解教职员工和正确选拔使用干部的重要依据，人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分，它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。为了加强我校人事档案工作，使之科学化、标准化、规范化，更好地为组织、人事工作服务，根据《干部档案工作条例》（中共中央组织部 组通字[1991]13号）和《中华人民共和国档案法》，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二章 体制、机构和职责
第二条：人事档案由校档案馆专人负责，在组织部、人事处领导下，实行集中统一管理，业务上受省委组织部及以上有关业务部门的监督、指导和检查。
第三条：档案馆人事档案管理工作职责：
1．保管人事档案，为国家积累档案史料；
2．收集、鉴别和整理人事档案材料；
3．办理人事档案的查阅、借阅和转递；
4．登记教职员工职务、工资的变动情况；
5．为有关部门提供干部、工人的情况；
6．做好人事档案的安全、保密、保护工作；
7．调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；
8．研究、推广、应用人事档案现代化管理技术；
9．办理其他有关事项；
10．完成上级领导下达的工作任务。
第三条：档案馆人事档案管理工作职责：
1．保管人事档案，为国家积累档案史料；
2．收集、鉴别和整理人事档案材料；
3．办理人事档案的查阅、借阅和转递；
4．登记教职员工职务、工资的变动情况；
5．为有关部门提供干部、工人的情况；
6．做好人事档案的安全、保密、保护工作；
7．调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；
8．研究、推广、应用人事档案现代化管理技术；
9．办理其他有关事项；
10．完成上级领导下达的工作任务。
第三章 档案的内容和分类
第四条：我校人事档案由历史地、全面地反映全校教职员工情况的材料构成。人事档案的内容及其分类：
第一类：履历材料。
第二类：自传及属于自传性质的材料。
第三类：鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。
第四类：学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料。
第五类：政治历史情况的审查材料。
第六类：加入党团的材料。
第七类：奖励（包括科技和业务奖励、英雄模范先进事迹）材料。
第八类：处分材料（包括甄别、复查材料；免于处分的处理意见）。
第九类：招录、任免、工资、待遇、退（离）休、出国、军队转业、调动、辞（退）职、转正、转干、开除、当选为县团级以上各种代表会议代表等材料。
第十类：其他可供组织上参考的有保存价值的材料。
1．省管干部的人事档案(校正副书记、正副校长)由省委组织部管理。
2．由校任命的干部及学校一般干部和工人由学校档案馆集中统一管理。
第六条：干部、工人死亡及出国不归、失踪、逃亡以后，其档案仍由学校保管。
第七条：干部、工人退（离）休后，其档案仍由学校保管。
第八条：干部、工人自动离职、辞职、退职、被辞退、解除合同后，未就业的，档案仍由学校保管，另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门管理。
第九条：干部、工人被开除公职，除名以后，未就业的，其档案仍由学校保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门管理。
第十条：干部、工人受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由学校保管。第八、九、十条所列人员的档案， 也可由市人才流动服务中心或有关劳动部门保管。
第十一条：人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由组织部专人负责管理。
第十三条：组织部、人事处应根据工作需要及档案中缺少的材料情况布置填写干部履历表、人员登记表、自传、鉴定等，完善档案内容。各形成干部、工人有关材料的处、院、系、部等单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度。并纳入有关人员的岗位职责。
第十四条：收集的材料必须经过认真鉴别。属于档案的应内容真实、齐全完整、文字清楚、对象明确、填写规范、手续完备，应有承办单位或个人署名，该加盖公章的须加盖公章，要有形成材料的日期。
第十五条：不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以转出、退回处理，同时进行详细登记；凡需销毁的材料，详细登记后，要请示主管负责人审查批准，方可销毁。
第十六条：人事档案材料，需统一使用16开（长260mm×宽184mm）规格的办公用纸，左侧应留出20-25mm装订边，文字必须是铅印、胶印、油印、打印或蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写；一般不得用复印件代替原件存档。特殊情况需要复制件存档的，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门印章。
第一类：履历材料。
第二类：自传及属于自传性质的材料。
第三类：鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料。
第四类：学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料。
第五类：政治历史情况的审查材料。
第六类：加入党团的材料。
第七类：奖励（包括科技和业务奖励、英雄模范先进事迹）材料。
第八类：处分材料（包括甄别、复查材料；免于处分的处理意见）。
第九类：招录、任免、工资、待遇、退（离）休、出国、军队转业、调动、辞（退）职、转正、转干、开除、当选为县团级以上各种代表会议代表等材料。
第十类：其他可供组织上参考的有保存价值的材料。
第四章 管理范围
第五条：人事档案的管理范围，原则上应与干部管理范围相一致： 1．省管干部的人事档案(校正副书记、正副校长)由省委组织部管理。
2．由校任命的干部及学校一般干部和工人由学校档案馆集中统一管理。
第六条：干部、工人死亡及出国不归、失踪、逃亡以后，其档案仍由学校保管。
第七条：干部、工人退（离）休后，其档案仍由学校保管。
第八条：干部、工人自动离职、辞职、退职、被辞退、解除合同后，未就业的，档案仍由学校保管，另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门管理。
第九条：干部、工人被开除公职，除名以后，未就业的，其档案仍由学校保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门管理。
第十条：干部、工人受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由学校保管。第八、九、十条所列人员的档案， 也可由市人才流动服务中心或有关劳动部门保管。
第十一条：人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由组织部专人负责管理。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第十二条：为了使人事档案能够适应组织、人事工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖励、工资变动等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。 第十三条：组织部、人事处应根据工作需要及档案中缺少的材料情况布置填写干部履历表、人员登记表、自传、鉴定等，完善档案内容。各形成干部、工人有关材料的处、院、系、部等单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度。并纳入有关人员的岗位职责。
第十四条：收集的材料必须经过认真鉴别。属于档案的应内容真实、齐全完整、文字清楚、对象明确、填写规范、手续完备，应有承办单位或个人署名，该加盖公章的须加盖公章，要有形成材料的日期。
第十五条：不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以转出、退回处理，同时进行详细登记；凡需销毁的材料，详细登记后，要请示主管负责人审查批准，方可销毁。
第十六条：人事档案材料，需统一使用16开（长260mm×宽184mm）规格的办公用纸，左侧应留出20-25mm装订边，文字必须是铅印、胶印、油印、打印或蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写；一般不得用复印件代替原件存档。特殊情况需要复制件存档的，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门印章。
第六章 档案的保管与保护
第十七条：根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密科学地保管。
1．人事档案管理部门（校档案馆），要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，并且做到档案库房、阅档室、档案管理人员办公室三室分开；库房内必须配置铁质的档案柜或档案架等档案装具及防盗门窗、报警器、防光窗帘、温湿度计、空调、去湿机、灭火器等设备和杀虫剂，做到“九防”，即防火、防潮、防盗、防光、防高温、防虫、防鼠、防霉、防有害气体。
坚持做到“十不准”。“十不准”是：
不准任何人私自保存他人档案；
不准无关人员进入人事档案库房；
不准在公共场所、普通电话、和无关人员谈论档案内容；
不准擅自复制、翻印、摘抄、拍摄档案内容；
不准随意销毁、涂改、撤换、增减档案材料；
不准用普通邮寄方式和由本人或亲属自带档案材料；
不准任何人保管、查阅、借用本人及其直系亲属的档案材料（人事档案员及其直系亲属的档案由校组织部指定专人保管）；
不准随意利用报刊杂志、广播电视等宣传舆论工具登载和播放人事档案内容；
不准随意提供人事档案内部掌握的文件材料；
不准向废品收购部门出售有关人事档案材料和记有档案工作的笔记本。
2．要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—65%）。
3．保管人事档案，要建立登记和统计制度。管理人员要经常检查人事档案在档案装具内的存放状态，每学期及不定期地全面核对一次档案，做到心中有数，发现问题及时解决；经常检查库房的安全，管档人员离开时，要切断电源、锁好门窗。
4．要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第十八条：学校中层干部档案的卷盒、卷皮、档案袋、目录和履历表等由中组部制定，省委组织部按中组部统一标准制作；一般干部和工人档案的卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行校内统一的制作标准。
第十九条：对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。
1．人事档案管理部门（校档案馆），要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，并且做到档案库房、阅档室、档案管理人员办公室三室分开；库房内必须配置铁质的档案柜或档案架等档案装具及防盗门窗、报警器、防光窗帘、温湿度计、空调、去湿机、灭火器等设备和杀虫剂，做到“九防”，即防火、防潮、防盗、防光、防高温、防虫、防鼠、防霉、防有害气体。
坚持做到“十不准”。“十不准”是：
不准任何人私自保存他人档案；
不准无关人员进入人事档案库房；
不准在公共场所、普通电话、和无关人员谈论档案内容；
不准擅自复制、翻印、摘抄、拍摄档案内容；
不准随意销毁、涂改、撤换、增减档案材料；
不准用普通邮寄方式和由本人或亲属自带档案材料；
不准任何人保管、查阅、借用本人及其直系亲属的档案材料（人事档案员及其直系亲属的档案由校组织部指定专人保管）；
不准随意利用报刊杂志、广播电视等宣传舆论工具登载和播放人事档案内容；
不准随意提供人事档案内部掌握的文件材料；
不准向废品收购部门出售有关人事档案材料和记有档案工作的笔记本。
2．要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—65%）。
3．保管人事档案，要建立登记和统计制度。管理人员要经常检查人事档案在档案装具内的存放状态，每学期及不定期地全面核对一次档案，做到心中有数，发现问题及时解决；经常检查库房的安全，管档人员离开时，要切断电源、锁好门窗。
4．要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第十八条：学校中层干部档案的卷盒、卷皮、档案袋、目录和履历表等由中组部制定，省委组织部按中组部统一标准制作；一般干部和工人档案的卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行校内统一的制作标准。
第十九条：对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。
第七章 档案的提供利用
第二十条：因工作需要查阅和借用人事档案须遵守下列规定：
1．查借阅人事档案的单位或个人需填写《查阅机密档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。凡是查借阅处级以下人员的人事档案，要经人事处长签字，否则不准查阅；凡是查阅处级以上干部的档案要经组织部长或人事处长签字方可查阅。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。
2．查阅单位应派2名以上中共党员并且是本单位正式干部到档案馆办理手续后在阅档室查阅档案。
3．人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
4．任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
5．查阅档案者，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄漏或擅自向外公布档案内容。违犯者应视情节轻重，严肃处理。
6．借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批注后方能复制。
7．查阅档案时，禁止吸烟、喝水，以免污损档案。
8．人事档案管理人员要根据规定确定是否提供（编写史志、亲属、入党、升学、参军等一般不予查阅）和提供什么材料。
1．查借阅人事档案的单位或个人需填写《查阅机密档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。凡是查借阅处级以下人员的人事档案，要经人事处长签字，否则不准查阅；凡是查阅处级以上干部的档案要经组织部长或人事处长签字方可查阅。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。
2．查阅单位应派2名以上中共党员并且是本单位正式干部到档案馆办理手续后在阅档室查阅档案。
3．人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
4．任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
5．查阅档案者，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄漏或擅自向外公布档案内容。违犯者应视情节轻重，严肃处理。
6．借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批注后方能复制。
7．查阅档案时，禁止吸烟、喝水，以免污损档案。
8．人事档案管理人员要根据规定确定是否提供（编写史志、亲属、入党、升学、参军等一般不予查阅）和提供什么材料。
第八章 档案的转递
第二十一条：教职员工工作调动或职务变动后校档案馆应及时将档案转递给新的主管单位。
第二十二条：为使人事档案能够随着人员调动或职务的变动而及时转递，人事处、组织部要将人员调入单位和任免通知及时告知校档案馆，并建立必要的联系制度。
第二十三条：转递人事档案的规定和要求：
1．转递人事档案和人事档案材料的基本要求是：及时、完整、准确、安全、保密。
2．转递人事档案的时间要求是：人员工作调动、职务变动或改变主管单位后，应在一个月内，把档案材料转到新的主管单位。
3．转递人事档案的方式要求是：人事档案要通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不准邮寄或由本人及其亲属自带，成批移交的要派人护送。
4．转出档案的质量要求是：转出的档案应完整齐全，并按规定认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
5．转出的档案必须按统一规定的“转递干部档案材料通知单”的项目详细登记，并随档案一并严密包封，包装缝应加盖公章或贴密封签。
6．收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回回执。转出的档案，逾期一个月未收到回执的，应及时催要。
第二十二条：为使人事档案能够随着人员调动或职务的变动而及时转递，人事处、组织部要将人员调入单位和任免通知及时告知校档案馆，并建立必要的联系制度。
第二十三条：转递人事档案的规定和要求：
1．转递人事档案和人事档案材料的基本要求是：及时、完整、准确、安全、保密。
2．转递人事档案的时间要求是：人员工作调动、职务变动或改变主管单位后，应在一个月内，把档案材料转到新的主管单位。
3．转递人事档案的方式要求是：人事档案要通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不准邮寄或由本人及其亲属自带，成批移交的要派人护送。
4．转出档案的质量要求是：转出的档案应完整齐全，并按规定认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
5．转出的档案必须按统一规定的“转递干部档案材料通知单”的项目详细登记，并随档案一并严密包封，包装缝应加盖公章或贴密封签。
6．收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回回执。转出的档案，逾期一个月未收到回执的，应及时催要。
第九章 组织领导和队伍建设
第二十四条：主管部门要加强对人事档案工作的领导，及时研究工作中出现的问题，及时采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。
第二十五条：组织部、人事处在业务上有监督检查和指导的责任，具体任务是：
第二十七条：人事档案工作人员必须做到以下要求：
第二十五条：组织部、人事处在业务上有监督检查和指导的责任，具体任务是：
了解人事档案工作情况；
研究解决人事档案工作中的问题，根据中央的有关方针、政策制定有关规定和办法；
推进人事档案工作先进经验；
召开人事档案工作会议；
定期（一般是每两年）对人事档案管理工作人员进行业务培训。
第二十七条：人事档案工作人员必须做到以下要求：
坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平；
热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部、人事工作服务；
严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
第十章 附则
第二十八条：本办法由校档案馆负责解释。