档案及档案工作常识（一）
发表日期：2014-05-22

基本概念

1．兰台：
汉代中央档案、图书库，隶属御史府。班固曾任兰台令史，利用兰台档案典籍修《汉书》，故后世也称史官为兰台，并誉档案工作为兰台传统。
2．档案：
国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科技、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。有时也称之为档案实体。
殷商甲骨档案是我国迄今有实物留存的最古老档案。此外，还有金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸张档案等。
3．高校档案：
高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
4．科学技术档案：
简称科技档案，指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档的科技文件材料。
包括图样、图表、文字材料，计算材料等。分为科研档案、产品档案、基建档案、设备仪器档案以及地质、测绘、水文、天文、气象、地震、医药卫生、环境保护等专门性档案。具有较强的专业性、成套性、现实性、通用性，是进行生产技术管理、科研管理的重要依据、凭证和必要条件。
5．档案信息载体：
记载档案信息的物理介质。例如甲骨、泥板、金石、竹简、木简、羊皮、缣帛、棕榈树叶、纸张、胶片、磁带、光盘，以及墨汁、墨水、颜料等。
6．全宗：
机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体。一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗。
7．立档单位：
形成全宗的机关、团体、企事业单位。
其一般构成条件是：①可独立行使职权，能以自己的名义对外行文。②是一个预算会计单位或经济核算单位，可编制预决算或财务计划。③设有管理人事的机构或人员，并有一定人事任免权。
文书与文书处理
1、文种：
公文（或文件）的种类。即按性质和用途划分公文后给每种公文的固定名称。
1987年国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》中规定为“十类十五种”：命令（令）、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。除此之外，在实际工作中还有章程、条例、规定、办法、计划、总结、协议书、公报等。
2、文书：
各种文件的统称。人们在社会实践中，以文字的方式，在一定的书写材料上表达思想意图、交流社会信息、处理问题的一种书面记录。
3、上行文：
下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告等。
4、下行文：
上级机关对所属下级机关发送的公文。有命令、指令、指示、决定、批示、批复、通报等。
5、平行文：
相互无隶属关系的机关、部门之间使用的公文。有公函、便函、通知。
6、机密文件：
简称密件。指内容涉及重要国家机密的文件，在一定时间内要严格限制阅读范围，由专人负责处理、递交和保管。
一般分为绝密、机密、秘密三种。
7、现行文件：
指现行机关、团体、企事业单位形成的具有现行效用的正在使用的文件。
8、抄送机关：
受文机关之一。发文机关只求其了解文件内容或协助办理的平级或下级受文单位。
位于文件末页成文日期之后。送达机关的排列顺序，要分别按机关级别、领导人职务排序。
9、抄报机关：

受文机关的一种。只求其了解文件内容的上级受文单位

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